يمكن لنظام إدارة الموارد المؤسسية أن يقوم بتحسين إنتاجية العمل وكفاءته، وذلك من خلال أتمتة العمليات وتوفير مصدر مركزي للبيانات لجميع فرق العمل في شركتك.
ولكن من المحتمل أن يكون تنفيذ هذا النظام معقداً وصعباً في بعض الأحيان، ويرجع ذلك إلى تأثيره على الأفراد والعمليات التجارية في المؤسسة بأكملها.
إليك أبرز التحديات التي يمكن أن تواجهنا عند تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية، بالإضافة لبعض الطرق التي تساعدنا على تجنبها أو التغلّب عليها.
ما هو نظام إدارة الموارد المؤسسية؟
هو مجموعة من البرامج التي تدعم العديد من وظائف الأعمال، بدءاً من المحاسبة والموارد البشرية والمبيعات والتسويق ووصولاً إلى الهندسة.
كما أنه يوفر قاعدة بيانات مركزية للمؤسسة بأكملها، وذلك عبر ربط مجموعات متعددة بمصدر واحد للمعلومات يمكن للجميع الوصول إليه.
وبالإضافة إلى تحسين الإنتاجية وزيادة كفاءة العمليات، فإن هذا النظام يتميز بتقديمه معلومات آنية مما يتيح لفرق العمل القدرة على اتخاذ القرارات الصحيحة بشكل أسرع.
ما هي عملية تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية؟
يعد تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية مشروعاً متعدد المراحل بما يتضمن إعادة تصميم عمليات الأعمال للاستفادة من إمكانات النظام الجديد، بالإضافة إلى تهيئة البرامج، وترحيل بيانات المؤسسة، وتدريب المستخدمين.
تستغرق هذه العملية بضعة أشهر ويمكن أن تصل إلى عام في المؤسسات الكبيرة.
وتتم إدارتها عادةً من قبل الفريق المعني بالمشروع والذي يشمل أصحاب الشأن من جميع الفئات الوظيفية في الشركة.
لماذا تُعتبر عملية تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية صعبة؟
يمكن أن تكون عملية تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية معقّدة وذلك لأنها تؤثر على العمليات التجارية في المؤسسة بأكملها.
ومن أجل إدراك مزايا النظام الجديد وفوائده، ينبغي على الأشخاص تغيير طريقة عملهم في كثير من الأحيان- وغالباً ما يتم استبدال العمليات اليدوية التي تستهلك وقتاً كبيراً بعمليات مؤتمتة وأكثر كفاءة.
إن أكبر التحديات التي يمكن أن تواجهنا عند تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية هو تشجيع المستخدمين والفئات الوظيفية على تغيير أساليبهم في العمل وذلك من أجل التكيّف مع النظام الجديد.
ويتطلّب تحقيق هذا التغيير إدارة قوية للمشروع ودعماً من الإدارة العليا.
ولتطوير النظام الجديد، تحتاج المؤسسة إلى فريق ملتزم معني بالمشروع ويمثّل جميع مستخدمي منصة إدارة الموارد المؤسسية.
مما يضمن أن هذا البرنامج سيلبّي الاحتياجات ويدعم العمليات التجارية لجميع الإدارات في الشركة بأكملها.
7 تحديات يمكن أن تواجهنا عند تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية
إن عملية تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية تتضمن الأفراد والتكنولوجيا.
وبناءً على ذلك، فإننا قد نواجه بعض التحديات المتعلقة بالأفراد مثل مقاومة التغيير، فضلاً عن بعض العقبات التقنية.
ومن أبرز هذه التحديات:
- إدارة المشروع
تتضمن عملية تنفيذ أنظمة إدارة الموارد المؤسسية مراحل متعددة وهي: الاكتشاف والتخطيط، والتصميم، والتطوير، وترحيل البيانات، والاختبار، والنشر، والدعم، وتحديثات ما بعد البدء بالعمل.
وفي كل مرحلة، نرى العديد من المهام الصعبة، حيث ينبغي على كل الأجزاء أن تبقى في المسار الصحيح، وهذا ما يتطلب إدارة دقيقة للمشروع.
وبالإضافة إلى ذلك، فإن التنفيذ الناجح لأنظمة إدارة الموارد المؤسسية يتطلب مشاركة جميع الفئات التي ستساهم في تطوير النظام واستخدامه.
وهذا يمكن أن يمثّل تحدياً كبيراً، وذلك لأن كل قسم يسعى لتحقيق التوازن بين المسؤوليات المتعلقة بنظام إدارة الموارد المؤسسية والأولويات الأخرى.
إن الإدارة القوية للمشروع والأفراد، والتي تتضمن وضع توقعات حقيقية وأطر زمنية ومحطات إنجاز بارزة بالإضافة إلى الاتصال ثنائي الاتجاه الملائم، أمراً بالغ الأهمية لتحقيق النجاح.
وكما هو الحال مع إدارة التغيير، فمن الضروري الحصول على الدعم من المدراء التنفيذيين والإدارة العليا للتغلّب على هذا التحدي.
- تخطيط المشروع:
تقوم المؤسسات غالباً بتقليل الوقت والميزانية اللازمين لنجاح عملية التنفيذ.
ومن أحد الأسباب الشائعة لتجاوزات الميزانية هو اتساع النطاق، أي عندما تضيف الشركة بعض القدرات أو الميزات إلى النظام والتي لم تكن متضمَّنة في الخطة الأصلية.
والسبب الآخر هو الاستهانة باحتياجات التوظيف، وذلك بحسب شركة Statista.
إن وضع خطة واضحة وحقيقية من البداية يساعد في تجنب هذه المشاكل.
كما أن خطة المشروع الواقعية التي تأخذ في الاعتبار العثرات المحتملة وتجاوزات التكاليف ومن ثم تقوم بمعالجتها مقدماً ستعمل على تبسيط عملية اتخاذ القرار وإبقاء المشروع في طريقه الصحيح.
- تكامل البيانات
ومن أحد المزايا الرئيسية لنظام إدارة الموارد المؤسسية هو قيامه بتوفير مصدر واحد ودقيق لبيانات المؤسسة بأكملها.
يُعدّ ترحيل البيانات خطوة أساسية في تنفيذ أنظمة إدارة الموارد المؤسسية، والذي يتضمن عادةً نقل البيانات من عدة أنظمة قديمة إلى قاعدة بيانات نظام إدارة الموارد المؤسسية.
ولكن ينبغي عليك في البداية أن تجد جميع بياناتك، وربما يكون هذا الأمر أكثر صعوبة مما تتوقع.
قد تكون المعلومات منتشرة على نطاق واسع في جميع أنحاء المؤسسة، وموجودة في أنظمة المحاسبة والتطبيقات الخاصة بالأقسام وجداول البيانات وربما ورقياً.
إن عملية ترحيل البيانات التي تتم بشكل مخطّط له جيداً تساعد في تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية في الوقت المحدد وضمن الميزانية.
كما أنها فرصة لاكتشاف البيانات القديمة والقيّمة المخبأة في الأنظمة القديمة للمؤسسة.
وفي المقابل، فإن عدم إعطاء الأولوية لترحيل البيانات قد يتسبب في حدوث بعض المشاكل مثل وجود البيانات غير الدقيقة أو المكررة، بالإضافة إلى التحديات التي يمكن أن تواجهنا في تاريخ بدء العمل.
- جودة البيانات
وبمجرد قيام المؤسسة بتحديد جميع مصادر البيانات، يمكنها البدء بترحيلها إلى نظام إدارة الموارد المؤسسية، ولكن ذلك يتطلب التدرّب بشكل جيد للتأكد من صحة البيانات.
ونظراً لأن العديد من الأقسام تتعامل مع نفس العملاء والمنتجات والطلبات، فغالباً ما يكون لدى المؤسسات نسخ مكررة من نفس المعلومات في أنظمتها.
قد يتم تخزين المعلومات في أشكال مختلفة، وقد نرى بعض التناقضات كما هو الحال في العناوين أو تهجئة الأسماء.
وقد تكون بعض المعلومات غير دقيقة أو قديمة (مثل العملاء أو المورّدين الذين توقفوا عن العمل).
إن ضمان جودة البيانات يمكنه أن يكون مشروعاً كبيراً بحد ذاته، بما في ذلك التحقّق من صحة البيانات، وإزالة التكرارات، وإضافة القيم المفقودة قبل ترحيل البيانات إلى نظام إدارة الموارد المؤسسية.
كما يجب أيضاً اختبار البيانات الجديدة بدقة قبل البدء في استخدام نظام إدارة الموارد المؤسسية.
تأكد من أن فريق عملك مدركٌ لمدى أهمية تصفية البيانات، وقم بتحديد مسؤولياتهم للقيام بذلك.
على سبيل المثال، اطلب من فريق المحاسبة التعامل مع جميع البيانات المالية، ومن فريق خدمة العملاء القيام بتصفية بيانات العملاء.
- إدارة التغيير
إن تنفيذ أنظمة الموارد المؤسسية يعني القيام بما هو أكثر من مجرد التحول إلى نظام برمجيّ جديد.
ويعني هذا عادةً إصلاح العمليات التي تتم في الأعمال، وذلك للاستفادة من تحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية التي يمكن تحقيقها مع هذا النظام الجديد.
وهذا ما يتطلب تغيير تفكير الموظفين وإجراءات العمل اليومية التي يقومون بها، مما يمثل الكثير من التحديات بما يخص إدارة التغيير.
يمكن أن تكون مقاومة التغيير عقبة كبيرة، كما أن الحصول على الدعم المبكر من قِبل الإدارات الكبرى وأصحاب الشأن في جميع الأقسام هو أمر بالغ الأهمية ليكون التنفيذ ناجحاً.
أي قم بعرض مزايا نظام إدارة الموارد المؤسسية الجديد على أصحاب الشأن خلال عملية التنفيذ، وخاصةً المستخدمين النهائيين في الصفوف الأمامية.
وتأكّد أيضاً من حصول جميع المستخدمين على التدريب الكافي والدعم الشامل وذلك لمساعدتهم في اعتماد هذا النظام واستخدامه.
- تجاوز التكاليف
تُعرَف أنظمة إدارة الموارد المؤسسية بأنها مكلفة وذلك لتجاوزها الميزانيات بعد بدء التنفيذ.
وتقوم العديد من المؤسسات بتقليل حجم العمل المطلوب للانتقال إلى النظام الجديد، مما يؤدي إلى إنفاق الأموال بشكل أكبر مما هو متوقع، وغالباً ما تظهر تجاوزات التكاليف هذه في عدد من المجالات المختلفة.
وعندما تنخفض الموارد الداخلية، تقوم الشركات بالتعامل مع مورّدي البرامج أو الخبراء الاستشاريين التابعين لجهات خارجية أكثر مما هو مخطّط له.
وهذا الأمر صحيح عند الحاجة الماسّة إلى حلول مخصصّة لتلبية احتياجات شركتك.
إن التعامل مع الخبراء والاستشاريين في مجال أنظمة إدارة الموارد المؤسسية، سواءً من المورّدين أو المؤسسات، عادةً ما يكلف 150-175 دولاراً في الساعة، بالإضافة إلى نفقات السفر.
كما أن هناك عامل آخر مؤثر على الميزانية وهو ترحيل البيانات، والذي يمكن أن يمثّل ما يصل إلى 10-15٪ من التكلفة الإجمالية للمشروع، وفقاً لـ ERP Focus.
تُعتبر تكاليف التدريب من المصاريف الأخرى التي يجب أخذها في الاعتبار.
إن مورّدي أنظمة الموارد المؤسسية يقومون غالباً بتقديم تدريب أساسي مجاني للعملاء، ولكن قد ينبغي عليك الدفع مقابل ساعات التدريب الإضافية أو الدروس التي تُعطى أثناء عملية التنفيذ أو بعدها.
ولتجنّب حدوث أي عجز في الميزانية، يجب على الشركات الأخذ في الاعتبار هذه المصاريف وغيرها من النفقات التي تم تجاهلها، ومن ثم إعداد الميزانية لتكون أكبر من هذه الحسابات.
وتذكّر دائماً أن البقاء في إطار الميزانية هو الخيار الأفضل دائماً.
- التطوير المستمر
إن تنفيذ أنظمة إدارة الموارد المؤسسية هو جهدٌ مستمر ولا ينتهي بمجرد بدء تشغيلها.
أي يجب أن تستمر هذه العملية في التطور وذلك لتلبية متطلبات الأعمال الجديدة والتكنولوجيا.
كما أن الفريق المعني بالمشروع بحاجة إلى الاستمرار في إدارة هذه الأنظمة بعد القيام بنشرها وإصلاح المشكلات وتلبية المتطلبّات الجديدة فور ظهورها.
وبمجرد تنفيذ هذه الأنظمة، غالباً ما تستمر الشركات باستخدام أنظمة إدارة الموارد المؤسسية لأكثر من عقد.
لذا من الضروري إجراء مراجعات دورية لتقييم النظام ومعرفة ما إذا كان يقوم بتلبية احتياجات المؤسسة.
كما أن ترقية الأنظمة المحلية القديمة هي عملية أصعب من ترقية الأنظمة السحابية (والتي تقوم بتوفير الميزات والابتكارات الجديدة للمستخدمين بشكل تلقائي).
قد يقوم نظام إدارة الموارد المؤسسية القديم بعرقلة الأعمال التجارية، لذا ينبغي إجراء التقييمات بشكل دوري لمعرفة ما إذا كان من الأفضل الاستمرار في استخدام النظام الحالي أو السعي لإيجاد بديل.
