ما هو نظام إدارة شؤون الموظفين؟ وما أهميته؟

تُعد الموارد البشرية العاملة في الشركات من أهم عوامل نجاحها. حيث يعتمد ذلك على مدى إنتاجيتها وقابليتها للتطوير وتحسين أداء الشركة ككل. وتحتاج الشركات التي تمتلك عدداً كبيراً من الموظفين إلى قسم منفصل للموارد البشرية للاحتفاظ بسجلات دقيقة حول كافة المعلومات الخاصة بهم.

لذا تم ابتكار نظام إدارة شؤون الموظفين. وهو عبارة عن مجموعة من الإجراءات والتكنولوجيا التطبيقية التي يقوم موظفو الموارد البشرية باستخدامها، وذلك بهدف تتبع وإدارة بيانات الموظفين داخل الشركات والمؤسسات. وتشمل معلومات الموظفين سجلات الرواتب والمستندات الضريبية وسجلات المزايا المخصصة مثل التأمين الصحي. ويتم الاحتفاظ بالمعلومات الأخرى لتقييم الأداء الدوري للموظفين.

تتكون حزمة البرامج المصممة لهذا النظام من قواعد بيانات مترابطة تتضمن مجموعات مختلفة من المعلومات. فعلى سبيل المثال، تحتوي إحدى قواعد البيانات على سجلات تخص شيكات الرواتب الصادرة، وترتبط هذه القاعدة بقاعدة بيانات أخرى تتضمن معلومات حول الضرائب المحتجزة.

يلعب نظام شؤون الموظفين أيضاً دوراً رئيسياً في ممارسات التوظيف في الشركات. حيث يتم استخدام ميزات التعرف الضوئي على الحروف لمسح السير الذاتية بحثاً عن كلمات مفتاحية معينة. ويحصل المتقدمون الذين تحتوي سيرهم الذاتية على كلمات مفتاحية فرصاً أفضل للدعوة لمقابلة العمل. كما تقوم الشركات باستخدام هذه التقنية لتتبع وتسجيل الشهادات الجديدة التي يكملها الموظفون. كما أن للإجراءات التأديبية والاستشارات سجلات مخصصة في ملفات الموظفين.

وظائف نظام إدارة شؤون الموظفين

تمكينك من متابعة شؤون الموظفين من أي مكان. بدءاً من تحديد أقسام الشركة والهيكل التنظيمي وتسجيل معلومات الموظفين وأسباب تعيينهم ووصولاً إلى كتابة العقود وتتبع مواعيد انتهائها وتجديدها

إنشاء الورديات وتعيينها للعمال والموظفين، ثم متابعة حضورهم وانصرافهم، والسلف والطلبات، وإخراج قسائم الرواتب ببنود الخصم والإضافة
إدخال الملفات الشخصية للموظفين وإضافة صورهم الشخصية، ويتيح لك النظام تعريف أي حقول إضافية مثل (الرقم التأميني، تاريخ تجديد الإقامة، الجنسية)، وتعيين نظام الإجازات والمسمى الوظيفي والعقد متضمن الراتب، ويمكنك البحث بسهولة ومتابعة التغييرات التي طرأت على ملفات الموظفين منذ إنشائها.
متابعة الحضور والانصراف والإجازات والأذونات والتأخير عن طريق سحب البصمات الخاصة بالموظفين عبر جهاز البصمات أو ملف خارجي وعدة طرق أخرى. ويمكنك حساب والإجازات والتأخيرات والعمل الإضافي يومياً وعلى مدار فترة القبض الشهرية والحصول على تقارير مفصلة حول ذلك.

مهام نظام إدارة شؤون الموظفين

إعداد لائحة العمل الخاصة بالموظفين

حيث يتم تحديد ساعات وأيام العمل الشهرية واعتماد حضور وانصراف الموظفين بنظام البصمة أو بغيرها. ويتم أيضاً إعداد اللائحة الخاصة بساعات العمل الإضافي والتأخير وهل سيتم احتساب ذلك بساعة عمل أم بساعة ونصف. أما بالنسبة لإعداد لائحة الغياب، يتم تحديد ما إذا سيتم خصم اليوم بيوم أم بيوم ونصف أم بيومين. ويتم أيضاً إعداد لائحة بدل الاجازة ولائحة نهاية الخدمة وكيف سيتم احتساب ذلك.

إدارة المرشحين

تتعلق بعروض التوظيف للمرشحين الخارجيين والموظفين الحاليين الراغبين في التقدم للوظائف الداخلية. بدءاً من التقدم ووصولاً إلى جدولة المقابلات وتقديم العروض.

الاستقالة

يتم حساب الرواتب والمستحقات الخاصة بالموظفين عند إخلاء طرفهم لدى الشركة. بالإضافة إلى قيم بدل الاجازة في حال كان لديهم بدل إجازات لم يتم صرفها. ويتم احتساب ذلك تبعاً للائحة العمل الداخلية في الشركة.

إعداد رواتب الموظفين

بعد تنظيم الحضور والانصراف وتسجيل كافة المؤثرات الخاصة بها من صرف سلف الموظفين وخصمها من الرواتب، يتم إدراجها ضمن البيانات الخاصة بالموظفين. ويمكنك إخراج رواتب الموظفين بشكل دوري. بالإضافة إلى تعريف وحساب بنود الرواتب والخصومات والضرائب والتأمينات والحوافز، ومتابعة قبض الموظفين بتقارير مفصلة.

تنظيم القرارات الإدارية داخل الشركة

مثل قرارات نقل الموظفين، والترقيات، وقرار مباشرة العمل.

إدارة الموظفين

حيث يمكّنك هذا النظام من دعم عمليات التحليل وإعداد التقارير وتكوين القوى العاملة في وحدات تنظيمية مثل الأقسام أو المواقع. بالإضافة إلى تحديد علاقات الإبلاغ بين المدراء والموظفين ومواءمة كشوف المرتبات مع مراكز التكلفة المحاسبية.

التحسين

يعد جمع المعلومات من نظام إدارة شؤون الموظفين عاملاً مهماً لتطوير رؤى القوى العاملة المستقبلية.

كشوف المرتبات

حيث يمكن حساب الأرباح من الصافي إلى الإجمالي أو العكس، وحجب الخصومات الفردية وانتخابات المزايا وأتمتة الإيداع الضريبي والودائع. كما يتيح لك النظام القدرة على إجراء تغييرات على الخصومات الاختيارية وحسابات الإيداع المباشر والاستقطاعات الضريبية، بالإضافة إلى استرداد نسخ من بيانات الأرباح.

سجلات الموظفين المركزية

حيث يتم تخزين جميع سجلات الموظفين وتحديثها بشكل دوري. كما يمكّنك من إعداد التقارير وتقليل تكاليف الامتثال والتحضير لعمليات التدقيق.

إدارة التعلم

وذلك عبر مساعدة الموظفين على اكتساب المهارات وتطويرها من خلال إدارة الدورات التدريبية وتطوير المناهج والاختبار والشهادات وطرح وتتبع تدريبات الامتثال المطلوبة.

إعداد التقارير والتحليلات

يوفر القدرة على تشغيل التقارير لتتبع معلومات الموظفين وإتمام تقارير الامتثال وتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس الأداء. فضلاً عن تضمين مقاييس الموارد البشرية في لوحات المعلومات المالية بغرض التحليل والتخطيط واتخاذ القرارات المناسبة في الوقت الصحيح.

المكافآت

يتم ضمان دقة مدفوعات الموظفين عبر احتساب الرواتب والأجور بالساعة والعمل الإضافي وعمولات المبيعات وزيادات الجدارة مع حجب الاستقطاعات التنظيمية والاختيارية. ويمكن تضمين بعض المزايا مثل مطابقة مساهمات صندوق التقاعد أو مدفوعات الهاتف المحمول.

إدارة العقود

يمكن إضافة العقود الخاصة بالموظفين وتسجيل مواعيد بدايتها ونهايتها وبنود الرواتب المتعاقد عليها. وينبّهك النظام آلياً عند انتهاء العقد، ويمكنك تجديده بسهولة أو طباعته وإضافة بيانات مخصصة له. وفي حالة تعديل العقد، يقوم النظام بمتابعة كافة التعديلات وحفظها ليتسنى لك معرفة تواريخها بسهولة ويسر.

مزايا نظام إدارة شؤون الموظفين

آمن تماماً بالنسبة لسرية بيانات العملاء

امكانية تعديل وتغير صلاحيات مستخدمي النظام وفقاً لرغبة صاحب العمل

سهل التعامل ويدعم كافة أنظمة التشغيل ويمكن ربطه بأى برنامج داخلي في الشركة
يمكن تعديله وتحديثه ليتوافق مع أنظمة الشركة وتعاملاتها
تعريف أنواع الوظائف وتحديد معايير تقييم كل منها ومهامها الوظيفية وربطها مع سلم الرواتب
إضافة أعداد غير محدودة من الوظائف
تعريف لائحة الجزاءات وتحديد الخصومات المقابلة لها
تسجيل المؤهلات العلمية والخبرات والدرجات الوظيفية والتقييمات في نماذج السير الذاتية للموظفين
تسجيل معلومات رخص القيادة ومواعيد تجديدها
تعريف الإدارات والأقسام التابعة لها وربطها بالموظفين
تحديد مكاتب التأمينات التي تتبعها الشركات
يمكن الرجوع إلى معلومات الموظفين عند البحث عنهم، سواء بتاريخ الميلاد أو تاريخ التعيين أو الجنسية أو الحالة الاجتماعية
تسجيل حضور وانصراف الموظفين وأوقات العمل الإضافي والتأخيرات وكيفية احتساب ذلك وفقا للائحة عمل الموظفين داخل الشركة
تعريف الإجازات والأذونات والمأموريات وربطها بالحضور والانصراف
نقل الموظفين بين الإدارات والأقسام
ترقية الموظفين وما يتبعه ذلك من تغيير أو زيادة في المرتبات
أرشفة كافة أوراق الموظفين إلكترونياً (العقود، الصور الشخصية، وثائق السفر)
تقييم أداء الموظفين طوال فترة عملهم داخل الشركة بسهولة، وذلك لمنحهم المكافآت وترقيتهم
إبرام وصياغة عقود عمل للموظفين بما يحفظ العلاقة بين الموظفين والشركة ويضع الضوابط والأسس التي يتّبعها كل طرف
توفير طرق للتواصل مع الموظفين داخل الشركة (الشات الداخلي، البريد الإلكتروني، أرقام الهواتف)
توفير نماذج للقرارات الإدارية المتخذة (مكافآت، أذون تأخير، مأموريات، نقل، ترقية)
يمكّنك نظام الكلاود والنسخ الإحتياطي من حماية بيانات الموظفين والوصول إليها بسهولة في أي وقت ومكان