تُعتبر أنظمة إدارة الموارد المؤسسية (ERP) العمود الفقري للأعمال الحديثة، حيث تتميز بالمرونة وسرعة الأداء كما أنها مدعومة بأساليب عمل متطورة مما يساعدك على التميّز في عالم الأعمال الحالي والذي تأثر بتعطّل سلاسل الإمدادات والاضطرابات التي لحقت بسير الأعمال بسبب اضطرار الموظفين للعمل من المنزل خلال جائحة 19-COVID.
وإن قمت بجمع عدد من الحلول المتعلقة بمشاكل محددة أو كنت تعاني عند استخدامك نظام قديم لإدارة الموارد المؤسسية المتعلق بأماكن العمل، إذاً ينبغي عليك تجديد وإصلاح أداء عملك.
إن تنفيذ أو نقل نظام إدارة الموارد المؤسسية ليس بالأمر السهل، خاصة بالنسبة للمؤسسات ذات العمليات التجارية القديمة المخصصة لتلائم الوظائف المحدودة لحزمة المؤسسة الحالية.
ومع ذلك، فإن النصائح التالية بإمكانها مساعدة المؤسسات في اختيار المزوّد المناسب لنظام إدارة الموارد المؤسسية وتنفيذ النظام الجديد بأقل مجهود، مع ضمان تحقيق أقصى قدر من النجاح.
- وضع الأساس التنظيمي
قبل البدء في اختيار المزوّد المناسب، يجب على المؤسسات أن تقوم بوضع الأساس أولاً من خلال معالجة القضايا السياسية والتنظيمية، وإدارة التغيير، والمسائل المتعلقة بالحكم مقدماً.
تواجه كافة المؤسسات بعض المشاكل مما يؤدي إلى عمل الأفراد تحت أنواع عديدة من الضغوطات، بالإضافة إلى نشوء بعض الخلافات بسبب الصلاحيات المختلفة للأفراد وحبّهم للقيادة والسلطة.
على سبيل المثال، الصراع بين العاملين في مجال أمن تكنولوجيا المعلومات وتكنولوجيا المعلومات في الظل “shadow IT”، حيث تقوم الأعمال بنشر التكنولوجيا دون موافقة صريحة من أنظمة تكنولوجيا المعلومات.
ولأن هناك طبيعة بشرية تشجع على التغيير، يحاول بعض الأفراد إحداث تحولات تطورية في العمل، بينما يكون البعض الآخر أكثر مقاومة للتغيير، حيث تعتريهم المخاوف بأن هذه التقنيات الجديدة ستعرقل روتين عملهم اليومي أو تلغي وظائفهم.
ونظراً لأن تنفيذ إدارة الموارد المؤسسية هو عملية عميقة وتؤثر على كل جانب من جوانب العمل، لذا فإن الشركات بحاجة لحل المشاكل السياسية قبل المضي قدماً.
حيث ينبغي عليهم وضع عمليات إدارة التغيير في مكانها الصحيح، ومعالجة مخاوف الموظفين من خلال الشفافية وعمليات التدريب، وحل مسائل الحوكمة.
ولكن من يملك إدارة الموارد المؤسسية؟ وإذا أردت الانتقال لنموذج SaaS، فماذا سيحدث لتكنولوجيا المعلومات الداخلية؟ ينبغي الإجابة على هذه الأسئلة قبل التعامل مع البائعين المحتملين.
- إصلاح العمليات
يعد تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية الجديد فرصة رائعة للتفكير بكيفية عمل مؤسستك والعمل على تطوير ذلك.
ومن الأمور الخاطئة هو وضع قائمة بالعمليات الحالية ومحاولة نسخها في نظام إدارة الموارد المؤسسية.
وبدلاً من ذلك، يجب على الشركات نشر نظام إدارة الموارد المؤسسية أو نقله كجزء مهم من جهودها المبذولة في مجال التحول الرقمي.
حيث توضح ليز هيربرت، والتي تعمل كمحلّلة في شركة Forrester، أنه يجب على الشركات القيام ببعض التدريبات مثل التفكير التصميمي أو إنشاء خرائط الرحلة وذلك لاستكشاف طرق جديدة ومبتكرة لتحسين أداء الأعمال.
كما يجب على المؤسسات أن تبدأ عملية العصف الذهني لتشمل رؤساء الأقسام والمستخدمين العاديين النهائيين، والعملاء، والشركاء أيضاً.
- ترتيب البيانات وتنظيمها
ينبغي على الشركات التي تقوم بدمج مجموعة متنوعة من المنتجات المخصصة، أو التطبيقات المحلية، أو نظام إدارة الموارد المؤسسية القديم في نظام أساسي حديث وشامل أن تضع في الاعتبار ما إذا كانت قدرتهم على جمع البيانات سريعة أم لا.
وكما يقول المحلل مايكل لارنر من شركة ABI: “من المهم معرفة موثوقية المصدر الذي يمكن الحصول على المعلومات منه، وذلك لتوفير صيغة واحدة للحقيقة”.
يُعتبر هذا الأمر مهماً وذلك لأن الشركات تواجه العديد من المشاكل المتعلقة بسلاسل الإمداد.
كما أنها بحاجة للحصول على رؤية آنية متعمقة بما يخص الأنظمة المتكاملة التي يمكن أن تشمل وظائف متعددة مثل مواقع التجارة الإلكترونية، أو المبيعات، أو الفوترة، أو التصنيع، أو إدارة المخزون، أو التسليم، أو الدعم، أو خدمة العملاء.
- التركيز على متطلبات تسيير الأعمال المهمة
ترغب جميع المؤسسات بالاستفادة من نظام إدارة الموارد المؤسسية بأسرع ما يمكن.
ولكن ليزا أندرسون، رئيسة مجموعة LMA للاستشارات، تشير إلى أهمية التفكير المطوّل عند اختيار البائع المناسب بدلاً من التسرّع والندم لاحقاً.
وعند القيام باختيار البائعين، غالباً ما تضع المؤسسات الكبيرة قائمة تضم العشرات من متطلبات العمل، وسيخبرك معظم البائعين أنه بإمكانهم تحقيقها بشكل كامل.
لذا فإن ليزا أندرسون تنصح بتخصيص الوقت لتقليل هذه القائمة إلى عدد قليل من العمليات المهمة بما يخص سير العمل والتي لها وظائف فريدة أو توفّر تميّزاً تجارياً مهماً.
كما تضيف قائلةً أنه يجب على الشركات أن تحدد البائعين بما قد يتطلبه الأمر وذلك لتحسين وظائف العمل المهمة من حيث التكلفة والوقت والتعقيد والتدريب.
- التخطيط للمستقبل
يؤكد مايكل لارنر أن اختيار البائع الذي سيوفر نفس الوظائف التي تمتلكها الآن ليس بالأمر الكافي على الإطلاق، خاصةً عند ترحيل ملفات البيانات إلى الـ Cloud.
كما يوضح أيضاً أن تنفيذ نظام إدارة الموارد المؤسسية هو فرصة رائعة للاستفادة من تحليلات البيانات المتقدمة والمحاكاة مثل الخيوط الرقمية أو التكنولوجيا الرقمية المزدوجة وذلك لتوقّع الاحتياجات والتنبؤ بالمخاوف المستقبلية.
تأكّد من سؤال البائعين عما تقدمه منصّاتهم لضمان ازدهار عملك بعد عملية التنفيذ. “هل ستمكنني من فهم الأمور التي تحدث اليوم وما الذي سيحدث غداً؟ هل يمكنها توقع حدوث العجز أو العقبات؟ هل سيتم تطوير نظام إدارة الموارد المؤسسية ليكون أداة إستراتيجية بدلاً من كونه مجرد أداة بسيطة للشراء؟”
- تقديم العرض التوضيحي في بداية العملية
تمرّ العديد من المؤسسات بعملية اختيار البائعين كاملةً، ثم تقوم بإحضار مقدّم العرض المقبول وذلك ليقدم عرضاً توضيحياً يشرح للموظفين ماهية النظام الجديد.
يقول هربرت إن الطريقة الأفضل تتمثل في إحضار بائع أو اثنين لتقديم عرض توضيحي في بداية العملية، حتى يتمكن الموظفون من تصور إمكانيات النظام الجديد عندما لا تزال هناك فرصة لتلقّي ردود الفعل، ومن منظور سياسي، لن يظهر الأمر وكأنه واقع مفروض على الموظفين دون أي إخطار مسبق.
- شراكة طويلة الأمد
وبالنسبة لمعظم المؤسسات، فإن نقل المعلومات والبيانات إلى نظام إدارة الموارد المؤسسية يتطلّب مساعدة خارجية، وذلك إما بسبب نقص الموظفين المختصين بتكنولوجيا المعلومات، أو ضيق الوقت، أو قلة المهارات.
يوضح أندرسون قائلاً أن هذا يعني اتخاذ خيار صعب له تأثير كبير: هل تتعامل مع بائع، أم موزّع وخبير تكامل الأنظمة تابع لمورّد هذا النظام، أم مزوّد مستقل، أم خبيراً استشارياً في مجال التكنولوجيا؟
قم بالتعامل مع الأشخاص ذوي الخبرة الكبيرة والعملية في مجال الصناعة، بحيث يكونوا على دراية تامة بالعمليات التي تتم في مكان عملك وخارجه.
ومن المهم أيضاً التأكد من أن مورّدي أنظمة إدارة الموارد المؤسسية و / أو الأطراف الثالثة الشريكة لديهم آفاقاً للوصول إلى النطاق العالمي وذلك لتلبية متطلباتك بشكل مثالي.
لذا تذكّر أنه بمجرد اتخاذك لأي قرار بشأن أنظمة إدارة الموارد المؤسسية، فإنك ستكون ملتزماً بذلك على المدى الطويل.
- قم باعتبار تجربة المستخدم من أهم الأولويات
من الضروري ألا تفكر في البرنامج فحسب، بل وأن تضع في اعتبارك سهولة تعلّم المستخدمين النهائيين لهذه الأنظمة الجديدة واستخدامها.
حيث أنك لا ترغب بنشر برنامج يُبعد الناس عنه ويجعلهم يتجنبونه إلى حين اضطرارهم لاستخدامه.
قم بالاطلاع على ما يقدمه البائعون بما يخص القوالب، والدلائل الإرشادية الإلكترونية، وأدوات التدريب، والمجتمعات، والمنتديات.
أي تعرّف على عملية التوظيف، وإن كان يوجد خيارات للخدمة الذاتية بحيث يمكن للمستخدمين النهائيين البدء باستخدام النظام دون أي تدخل من قسم تكنولوجيا المعلومات.
- تأكد من دمج نظام إدارة الموارد المؤسسية مع التطبيقات الأخرى
لا يعمل نظام إدارة الموارد المؤسسية بمعزل عن التأثيرات الخارجية، حيث أن قسم تكنولوجيا المعلومات لا يزال مسؤولاً عن حسن سير العمل بالكامل.
تتفاعل تطبيقات نظام إدارة الموارد المؤسسية مع قواعد البيانات والتطبيقات القديمة وتطبيقات SaaS الأخرى مثل إدارة علاقات العملاء (CRM) والتطبيقات الخاصة بالصناعة مثل إدارة الجودة في عملية التصنيع.
لذا يجب على الشركات أن تدرك مدى قدرة نظام إدارة الموارد المؤسسية على الاندماج مع البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، وينبغي عليك أيضاً التعرّف على أنواع واجهات برمجة التطبيقات المتوفرة.
- حل الخلاف بما يخص التخصيص والتوحيد القياسي
في عالم أنظمة إدارة الموارد المؤسسية، هناك خلاف مستمر بما يخص التخصيص والتوحيد القياسي.
حيث تميل المؤسسات في كثير من الأحيان إلى إنشاء تطبيقات إدارة الموارد المؤسسية من أجل تحسين العمليات التجارية أو تجارب المستخدم.
ومع ذلك، وبمرور الوقت، يمكن أن يؤدي انتشار هذه التطبيقات المخصّصة إلى حدوث مشاكل من حيث الاتساق وإمكانية التحديث.
ويوضح هربرت قائلاً إن التوحيد القياسي يمكّن الشركات من البقاء على مسار البائعين والاستفادة من الابتكارات التي يقوم مزوّدو خدمة SaaS بتطويرها.
إن لتوجّه السائد في وقتنا الحالي هو الميل نحو التوحيد القياسي، لذا يجب أن يكون لدى المؤسسات سياسات وإجراءات مطبّقة للتأكد من أن الشركات لا تحيد عن مسار البائعين، بالإضافة إلى الاستمرار في التخصيص عندما يكون ذلك ضرورياً لعملك.
ويقول هربرت إن التقسيم بنسبة 80/20 هو معيار جيد يجب اتباعه.
- استفد من الكود الرشيق (أجايل) والكود المنخفض
غالبًا ما توصف أنظمة إدارة الموارد المؤسسية القديمة بأنها وحدات متجانسة غير مرنة ولا يمكن تحديثها لتكون بسرعة سير الأعمال، وذلك نتيجةً للطريقة التي تم تصميمها بها.
وبالانتقال مؤخراً إلى تطبيق منهجية الأجايل في تطوير البرمجيات، وبالإضافة إلى إرساء الديمقراطية العامة لتكنولوجيا المعلومات التي تم تمكينها من خلال التطوّرات مثل بيئات تطوير الأكواد المنخفضة أو اللا أكواد، فقد أصبح بإمكان الشركات تغيير ذلك.
كما يشير هربرت إلى أن المطورين في الماضي كانوا متخوفين من طرح تحديث جديد لنظام إدارة الموارد المؤسسية لأنها قد تتسبب بتعطيل الأعمال، وكان الناس “خائفين من لمس أي شيء قد يؤدي إلى تعطّل النظام”.
ولكن مع ارتياح المؤسسات لاستخدام برمجيات خدمة SaaS التي يتم تحديثها بشكل مستمر، فهناك فرصة لتطبيق مبادئ تطوير أجايل على نظام إدارة الموارد المؤسسية.
يقول هربرت: “تُعدّ منهجية أجايل تحولاً كبيراً بما يخص انتشار نظام إدارة الموارد المؤسسية، حيث أنه لا ينبغي عليك التخطيط لكل حالة استخدام وكل جزء وظيفي مقدماً، كما يمكنك التكرار فيما تبنيه وتستهلكه “.
باستخدام الخيارات المتعلقة بالأكواد المنخفضة واللا أكواد، يمكن للشركات تطوير وتحسين عمليات الأعمال على حدودها وبأمان دون التأثير على نظام إدارة الموارد المؤسسية الأساسي.
ويضيف هربرت قائلاً أن المؤسسات التي تتخذ هذا الأسلوب تحتاج أيضاً إلى حسن الإدارة والحكم السليم.
